预付账款管理流程：谁负责？怎么管？会计分录怎么做？

第一条 预付账款的定义

预付款项是指单位，按照各类经济合同的规定，预付给供应单位的款项。

第二条 预付账款管理的分工

（一）预付款申请部门要有控制预付款发生的职责，要查证预付款的必要性，要核查相关内容的全面性，要考量要求的合规性、合理性以及金额的准确性，要在预付款项使用时进行跟踪，还要依据财务部门给出的信息，及时跟供应商、劳务提供方或者承包商取得联系，去清理预付款项。

（二）合约管理部要负责审核合同或者协议里有关预付款项条款的完整性，还要审核其合理性，要审查预付款的必要性，要审查付款时点的准确性，要审查相关内容的全面性，要审查要求的合规性，要审查要求的合理性，以及要审查金额的准确性。

（三）成本管理部负责对预付款的金额做合规性审核，对预付款的必要性予以审查，对付款时点的准确性进行查看，对相关内容的全面性加以审视，对要求的合规性、合理性以及金额的准确性进行核查。

（四）财务管理部承担着审核预付款项材料是否合规的职责，会对预付款执行情况展开跟踪统计，并且会及时把相关情况反馈送至预付款申请部门。

（五）行政人力部承担着这样的职责，要负责去建立EAP系统里相关表单的功能，还要负责数据摘取、汇总的功能，同时要维护相关信息系统的运行维护工作，并且要落实相关责任考核等方面的事宜。

第三条 预付账款支付的原则

（一）处于预付款申请流程运作之中的部门，需要切实充分地运用其自身所具备的资信方面的优势条件，在通常所遵循的原则范围之内，应当尽最大可能去规避选用预付款这种结算的方式。要是在实际情况里确实有必要进行预付款项的支付操作，那么其依据合同或者协议所订立的条款内容，必定要针对预付款项支付的金额或者比例，支付的具体时间节点，以及核销或者收回的时间节点等方面，存在明确清晰的规定。

（二）关于支付的预付款项，其不得超出合同所约定的具有合理性的期限，并且，累计支付的预付款金额应当被控制在合同标的范围之内。

（三）除了水、电、燃气等特殊部门已经出具付款通知书的情况外，其他那些还没有签订合同或者协议的，一律不准支付预付款项，而且绝对不可以签订虚假合同来获取预付款项。

第四条 预付账款的支付流程

（一）工程项目涉及预付账款的

1、首先，申请人需要填写《项目付款审批表》，接着，在付款性质栏那里勾选“预付款”，然后，追加列明预付款性质以及原因，还有累计未收回或者核销的金额，再然后，预计核销或者收回的时点，以及责任人等相关要素，最后，提交给责任人去确认。

2、责任人确认后上述事项后方可正式提交付款审批流程。

3、财务管理部收到审批完成材料后办理付款手续。

（二）其他项目涉及预付账款的

1、列出合同名称，写出合同金额，表明预付款性质，说明预付款原因，注明预计核销或收回时间，明确责任人等相关要素，之后填写《预付款申请书》，填完再提交给责任人确认。

2、责任人确认后上述事项后方可正式提交付款审批流程。

3、财务管理部收到审批完成材料后办理付款手续。

第五条 预付账款台账管理

（一）预付款申请部门要安排人员去建立预付账款台账，要详细地反映出各客户预付账款的增减变动情况，还有余额情况、发生时间情况、对方负责人情况、经办人情况、目前对方的经营状况情况、预付账款的清理情况、清收负责人情况以及经办人情况等。

（二）针对财务管理部而言，需构建预付账款台账，按照单位予以区分，依据项目进行逐个条目登记，着重记录预付账款的变动状况，对预付账款的核销以及回收情形展开监控，定时编制预付账款账龄分析表，该表最长时限为六个月，之后将其报送至财务管理部经理以及财务总监。

第六条 预付账款的清理

（一）定期开展预付账款核销工作预付账款会计分录，定期进行预付账款回收统计工作，定期落实预付账款清理工作，这是财务管理部要做的，对于超过规定账龄的预付账款，要及时借助EAP系统发起预付款催收流程。

（二）预付款申请部门，在收到催收流程之后，应积极去履行相关核查事宜，此核查事宜由部门负责人牵头领导，而后组织有关人员，对清查结果展开分析。对于较长时间（半年以上）不处理的预付账款以及定金，要在查明原因的基础之上，制定清理计划，若出现异常情况，要及时去处理。

（三）预付款申请的部门，需要在十个工作日之内，于EAP系统当中，给财务管理部进行回复，并且还要抄送给主管该申请部门的领导主管的人！

（四）在接到所给到的回复之后，财务管理部展开复核工作，而后，把复核之后所得到的结果物业经理人，借助EAP系统，推送给财务管理部经理，推送给财务总监，推送给总经理。

（五）若预付款申请部门，在超过 10 个工作日之后，这才回复财务管理部，或者存在核查不力的情况，又或者处在催收不力的状况下，那么财务管理部是拥有权力的预付账款会计分录，会把相关情况推送给行政人事部去。

（六）行政人事部，要依据业务部门核查的完成情形，以及催收的达成状况，及时去落实针对业务部门的相关绩效考核。

（七）如果催收责任人出现职务调动的状况，或者出现离职的情形，那么应当及时把相关材料移交给新的催收责任人。

第七条 预付账款的坏账处理

（一）财务管理部运用单项测试法来计提坏账准备，依据业务部门反馈回来的信息，定期去评估预付账款核销或者收回的可能性，要是有材料能够证明存在无法去核销或者收回的款项，那么就按照会计准则的要求来计提坏账准备。

（二）依据经过确切证实已构成坏账且已经形成了损失的情况，应当由预付款申请部门去查明其中的缘由，若倘若属于催收不够有力等类型的原因所造成的损失，那么便能够追究相关责任人员的责任。

（三）相关责任部门负责人审批，分管领导审批，财务 总监审批，总经理审批，方能实施核销坏账的操作。且必须在这些审批都完成之后 ，才可以去执行。

（四）对于已经核销掉的坏账损失，依旧需要移交给专门的机构，或者移交给专人去进行追索，并且还要另外设立备查薄来进行登记，以此来做到账销案存。

（五）对已经注销掉的坏账又一次收回的时候，财务管理的部门应该当场及时进行入账此举，以此来避免防止形成账外资金这种情况的发生。