出纳日常干啥？一文详解现金管理、关键流程及注意事项

企业资金管理那个被称作“一线执行者”的岗位是出纳，其核心职责在于管理企业现金以及银行存款的收支情况，同时要保证资金安全并且做到账实相符，所有相关工作皆是围绕着钱的流入、流出、保管以及记录来开展的，而且它还是财务流程里被视为“资金安全的第一道防线”的环节。以下会从日常核心工作、关键流程、注意事项这三个维度，去详细拆解出纳的具体职责：

一、核心工作其一：现金管理，要把控那“钱袋子”的收入与支出，并且还要确保其安全。

出纳最基础的工作是现金管理，其核心在于“合规收付、账实一致、防范风险”，具体涵盖 4 项关键任务：

1. 现金收付：审核单据→当面点清→合规支付

收款流程：

接收来自业务部门、外部人员的现金，像客户交付的货款、员工缴纳的罚款这类，首先要对收款单据进行审核，此单据有如销售发票、收款收据存根等，接着要确认“金额、事由、审批签字”是不是完整，要是没有审批或者单据不齐全，那坚决不能收取。

将现金当面逐一清点清楚，针对数额较大的现金，要借助验钞机来查验其真假，以此防止收到假币，在确认金额不存在差错之后，开具收款收据，收款收据上要注明收款的日期、金额、事由以及收款人签字，其中一联交给交款人，另一联留存下来用于记账；。

当天收到现金后，要把它存入银行，除非是符合“库存现金限额”的情况呢，一般来讲，这个限额是企业3到5天日常零星开支的额度呀，比如说5000元到10000元这样子，要是现金超额了，那就必须存入银行，目的是防止被盗出纳日常工作内容及流程，以此保障金额安全。

付款流程：

审批是否完整（如报销单需部门经理、财务负责人签字）；

能否合规的单据，像发票是不是真的，金额算得对不对，报销内容在不在规定范围里 ，这是一种检验方式呀 。

这是不是契合现金支付范畴呢（依据《现金管理暂行条例》来看，现金只用于 “工资、差旅费、以及 1000 元以下的零星支出方面”，要是存在大额支出那就必定得通过银行转账来进行，以此防止出现违规情况喽）；。

收下那些需要以现金进行支付的单据，像是员工报销单，还有小额采购款申请，着重审核“3个要点。

在审核被通过之后，要当着收款人的面给予其现金，同时要求对方在单据之上 “签字确认”，将这作为付款凭证，并且还要提醒对方把金额点清楚，以此来避免后续可能出现的纠纷。

2. 库存现金保管：限额存放 + 安全防护

限额管理要求，每日下班之前，库存现金必定要低于企业所规定的那个“现金限额”，超出了的部分必须得存入银行（比如说像限额是 5000 元这种情况，在下下班之前要是有 8000 元的话，就要存 3000 元到银行），。

将现金安全保管，需存于专用保险柜，其钥匙及密码需由出纳专人负责看管，严禁随意交予他人，且保险柜要放置在具备防盗、防火性能的房间，在下班之前，对保险柜是否已锁好，以及门窗是否已关闭进行检查。

一旦察觉到现金出现短缺或者盈余的状况，像在盘点期间有的时候少了200元，有的时候多了100元，此情形下，就一定要马上向财务负责人进行报备，绝对禁止私自去补缴款项或者进行截留，并且要对每一笔收支记录展开逐一核对，进而弄清楚其中的缘由，比如是不是存在付错款项的情况，或者单据有没有出现漏登记的情况。

3. 现金日记账登记：“日清月结”，笔笔有依据

登记的要求是，当出现一笔现金收支情况时，就一定要在当天进行登记，登记的对象是《现金日记账》，这本账可以是手工账簿进行登记，也能够在财务软件里的现金模块完成登记，登记时要记录这些内容，分别是“日期”，还有“凭证号”，以及“摘要（收支事由）”，另外还有“借方金额（收款）”，继而是“贷方金额（付款）”，最后是“余额”，登记工作需按此要求来做 。

核心原则是“日清月结”，每天下班之前，要计算当天现金收支的总额，得出账面余额，之后与实际库存现金进行“盘点核对”，也就是账面余额得等于实际库存金额，以此确保没有差错，每月月底，要把现金日记账和会计的“现金总账”加以核对，使得账账相符 。

存在这样的禁忌，严禁出现“坐支现金”的情形，也就是不能将所收到的现金直接用于支付费用，而不存入银行，同时还严禁“白条抵库”，即不能用借条、收据等去替代现金存放在保险柜中，就像员工写借条借走现金却没有走审批流程这种状况。

二、第二个核心工作：对银行账户开展管理——掌控“资金流”的流入与流出情况，并且进行核对 。

企业之中，超过九成的大额资金借助银行进行流转，而出纳所要负责的是银行账户的“收支操作、对账以及维护”，这具体涵盖了5项关键任务，分别是：

1. 银行收支操作：转账、存取款、票据处理

先来说转账支付，它需要依据审批过后的“付款申请单”，像支付供应商货款、发放员工工资这类情况，接着要借助企业网银或者柜台去办理转账。在操作的时候，必须反复核对“收款方名称、银行账号、开户行”这三项内容，因为这三项里只要错一项，资金就有可能转错，而且追回的难度极大，最后转账完成后得保存“转账回单”，把它当作付款凭证。

把超额现金，以及收款单据譬如客户给到的银行汇票，一并存入银行，去填写《银行存款单》，注明“存款人、金额用途”这些呢，要取回银行盖了章的回单留存下来，。

当因日常零星开支有需要进行取款操作时，要去填写《现金支票》，填写时需加盖企业财务章以及法人章，这两个章应当分开进行保管，目的是避免出现一人保管所有印鉴的情况，之后拿着填好的支票到银行柜台去取款，取完款后要立刻登记现金日记账，以此来增加现金余额。

去进行银行对账单核对之时，要编制那个叫做 “余额调节表” 的东西，以此来解决 “未达账项” 这类问题。

对账频率为每月初，届时银行会出具上月的《银行对账单》，其形式为纸质或者电子版，出纳需要在3个工作日内完成“银行日记账”与“对账单”的核对，。

核心任务：去找出那所谓的“未达账项”，也就是企业已经进行记账操作了、然而银行却还没有记账的情况，或者是银行已经完成记账动作了、但企业却尚未记账的那种业务，常见状况有为：

企业已经支付款项，然而银行并未支付，比如说，企业已经开具了转账支票给供应商，可是供应商还没有到银行去兑现，所以银行还没有进行扣款 。

对于银行已收、企业未收这种状况而言，像当客户借助银行向企业汇钱时，银行方面已经实现到账，然而企业却依旧没有收到银行回单，并且还没有进行记账 。

准备相关材料后针对调节表，要依据未达账项，着手编制《银行存款余额调节表》，调整之后得出“企业账面余额 = 银行对账单余额”，以此表明核对不存在差错；要是调节之后相等数据仍然不同，那就需要一批款项挨着一批地去排查（像是有没有遗漏转账记录、银行回单是不是已经丢失）。

3. 银行票据管理：支票、汇票的开具与保管

票据开具：

要开具《现金支票 / 转账支票》，那必须得用 “碳素笔” 来填写，大小写金额得保持一致，就像小写要是 “10000 元”，大写就得是 “壹万元整”一样，收款人名称得写完整，日期得大写形式填写完整，用途也得填写完整，而且严禁涂改，因为涂改后支票就无效。

开具《银行汇票 / 电汇凭证》之际，根据银行给出的要求去填写收款方相关信息，要保证 “账号、开户行” 是准确无误的，防止资金出现汇错的情况 。

票据保管：

空白支票以及汇票，都得存放到保险柜之中，要去建立起《票据领用登记簿》，记录下“领用日期、票据号码、领用部门、用途、领用人签字”这些内容，用完的票据存根需要收回并且存档；。

需对作废票据加盖 “作废” 章，要将其与存根一同保存，且严禁私自进行销毁，还要防止空白票据出现丢失情况，一旦发生丢失，就要立刻前往银行挂失，以此避免被冒用 。

4. 银行账户维护：开户、年检、信息变更

日常维护，要按照银行给出的要求，去完成账户的“年检”，需提供营业执照、法人身份证等相关资料，以此来确保账户能够正常使用；要是企业的信息出现变更，像是法人变更、地址变更这种情况，就要及时到银行去更新账户信息；。

账户管理方面，严格禁止那种“多头开户”的行为，按照规定来讲，企业通常的情况是只开设一个基本存款账户，这个账户是专门用来进行现金支取操作的，而除此之外的其他账户则属于一般存款账户，其用途仅仅局限于转账，要定期去核对账户的数量，对于长期都没有使用的“睡眠账户”要予以关闭，这么做是为了避免产生管理费或者被冒用的情况发生。

三、核心工作的第三项：票据以及印章的管理，要把控住 “资金凭证” 的安全性 。

针对资金收付而言，出纳所保管的，那被称作“票据”的东西，其中涵盖收据、发票、支票，以及被叫做“印章”的财务章，这些都是作为关键凭证而至关重要，所以必须得要严格进行管理，。

1. 收据 / 发票管理：领用登记 + 合规开具

领用票据登记方面，对于企业内部所使用的那种《收款收据》，以及对外开具的诸如增值税发票这类发票，都必须要建立专门的领用台账，这个台账要记录“领用数量”，还要记录“号码”，同时也要记录“领用人”，并且记录“领用日期”，而且领用人必须要签字进行确认。

规范开具要求如下，开具收据之际，务必注明“收款金额、事由、日期”，并加盖“财务专用章”；开具发票之时，需依据实际业务填写“货物名称、数量、金额”，要保证“发票联、抵扣联”充分且完整交予客户，记账联留存用以留底做账 。

对发票做出作废的处理时，首先要将发票进行作废操作，此操作要求必须“全联次收回”，就像增值税发票那样，要收回发票联以及抵扣联出纳日常工作内容及流程，之后还要加盖“作废”章，接着要把它与存根一同妥善保存起来。还要设法避免发票出现丢失的情况，特别需要关注的是增值税专用发票，一旦丢失，就必须前往税务机关进行备案。

2. 印章保管：“不相容岗位分离”

资金支付出纳务必严格规避独自掌控财务专用章与法人章，以防一人轻易完成资金支付引发舞弊风险，故而保管原则明确为：通常而言，出纳负责保管财务专用章，法人章则由会计或者财务负责人负责保管 ，。

使用规范要求，在盖章之前，务必要审核单据，且单据要处于“审批完整”的状态，比如说付款申请单已经有签字才行；同时，严厉禁止“空白单据盖章”这种情况出现，像在空白支票上提前盖上财务章就是不可以的；另外，每一次进行盖章的时候，都需要记录在《印章使用登记簿》上，注明使用日期以及用途，还要写明单据编号以及经办人。

四、核心工作四：账务配合与报表编制 —— 提供资金动态信息

从事出纳工作之人，虽并不承担那些复杂的会计核算工作，然而却理应配合着会计去实施账务核对工作之后，为其提供有关于资金方面所用的报表 。

1. 凭证传递与核对

每天把“现金 / 银行收支单据”，像收款收据、付款申请单、银行回单，整理妥当，粘贴于凭证纸上，标明“凭证号”，传送给会计，会计依据这些单据来编制记账凭证 。

时不时地去跟会计核对一下“现金日记账”跟“银行存款日记账”，要保证出纳所记录的收支情况与那个会计的总账是相符一致的，就好像会计总账里的“现金余额”得跟出纳日记账的现金余额相等一样，一旦察觉到有差异那就得马上及时去排查 。

2. 资金报表编制

每日都要编制《资金日报表》，编好的这份表单内容涵盖“现金余额、各银行账户余额、当日现金收支方方面面的明细、当日银行收支林林总总的明细”，之后把它上报给财务负责人以及管理层，目的是让他们能够及时知晓企业资金存量，比如说能否有充足的资金去支付次日的货款 。

资金周报表，每周编制资金收支汇总表，分析资金流入来源，像销售收入、借款等，再分析流出方向，诸如采购支出、工资支出等，为管理层制定资金计划提供依据，比如是否需要申请贷款、是否可以安排分红。资金月报表，每月编制资金收支汇总表，分析资金流入来源，如销售收入、借款之类，又分析流出方向，像采购支出、工资支出这般，为管理层制定资金计划提供依据，例如是否需要申请贷款、是否可以安排分红 。

五、出纳工作的 “红线” 与注意事项

绝对禁止进行越权操作，对于那些没有经过审批的单据，坚决不予以付款，严格禁止“先付款而后再去补审批”这种行为；绝对禁止私自挪用企业资金，像用企业现金去偿还个人欠款这类情况，这属于触犯法律的行为 。

防范资金风险：

检测假钞：运用验钞设备去查验现款，针对那些让人觉得像是假钞的现款，能够前往银行予以鉴定（假如确定是假钞，银行会进行收缴，要求让交钱的人予以更换）；。

预防诈骗，当接收到“要求转账”这样的指令时比如老板借助微信或者短信要求转账这种情况务必要通过电话进行核实以此来防止电信诈骗因为诈骗分子常常会冒充老板下达转账指令 。

证据要留存，所有收支单据，也就是回单、收据、支票存根都得存档，保存的期限最少是 10 年，这是按照《会计档案管理办法》的要求来的，这样做方便后续进行审计或者查账。

将“出纳与会计”的职责予以区分：出纳的职责是“管钱不管账”，这话的意思是出纳不负责去编制记账凭证，同时也不负责登记总账；而会计的职责是“管账不管钱”，也就是说会计不负责现金收付方面的工作，也不负责银行转账方面的工作，此两者职责相互分离，这乃是防范财务舞弊的核心准则。

总结

企业资金安全保障重任在肩，出纳需精准完成现金、银行存款收支操作，细致登记日记账、全面核对账实，又要严格保管票据与印章，以确保资金安全、合规、高效流转。虽看似基础财务岗，却直接涉及企业资金安全，实乃财务工作中不可缺少的资金守门人 。

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